广州更高效地组织数字文档存储的提示和技巧

来源: 发布时间:2022-06-11 1289 次浏览
无论您是在运营公司还是在为公司工作,数字文档存储总是一件麻烦事。即使使用先进的基于云的文档管理系统,公司也难以管理其文档。拥有数字或基于云的管理系统并不意味着您不必担心文件的组织。

与内部部署文档存储一样,数字文档存储也需要适当的组织来实现无缝管理。如果文档管理不当,尤其是在时间不多的情况下,查找文档可能是一件非常痛苦的事情。即使时间不是限制,您也可能因为文档没有组织好而在一项简单的任务上花费太多时间。这增加了工作效率低下和不必要的时间延迟。

因此,如果您在管理文档时遇到困难,请不要再担心,因为我们已经掌握了一些技巧来帮助您解决问题。

让我们立即开始!

在命名文件夹时是特定的对于数字文档存储来说,首要的事情之一是遵循适当的命名约定。这是一种非常常见的做法,但许多人在匆忙保存或上载文件或文档时往往会跳过它。请始终记住,在命名文件时遵循特定的模式会有很大的帮助。

从一个基本单词开始,例如“Sales”,当您向其中添加更多文件时,请尝试更具体地说明这些文件是什么。sales文件夹中的文件可以是“sales in Jan20”您可以在sales文件夹中添加sales范围内的所有文件,等等。

筛选扫描并在文件夹中安排和正确命名它们需要时间,但请相信我们,一旦掌握了窍门,您将永远不会希望以任何其他方式获得它。这样,您将为您的员工和您自己节省大量时间,否则这些时间将因文件夹命名不当而浪费。

在文件夹中添加文件夹数字文档存储的另一个便捷技巧是在文件夹中嵌套文件夹。这允许您向文件夹中添加更多组织。有大量文档要存储的公司,不能只使用文件夹。

例如,如果有一个名为“Sales”的文件夹,并且某个公司有多年的文档要放在销售中,则子文件夹可以包括“Sales\u 20”或“Sales\u 21”等。这样,所有类似的文件都会保留在同一父文件夹下,以便任何想要访问任何年份的销售文件的人都知道在哪里查找它们。

在文件夹中创建适当的层次结构,而在文件夹中嵌套文件夹时,维护适当的层次结构是良好管理的组成部分。适当的文件夹层次结构需要一个文件夹逻辑链。随着文件夹中文件夹数量的增加,保持一致性变得更加重要。

假设有一个名为“Sales”的父文件夹和一个子文件夹Sales\u 20。这可能有一个子文件夹名为“Sales\u 20\u Jan”或简称为“Jan20”这是整理文件夹最简单的方法之一。只要您选择的文件命名路线对您有意义,您就可以选择。

根据您的方便安排文件许多人选择按字母顺序或时间顺序在文档管理系统中安排文件。这是一个很好的方式来安排您的文档文件,但如果您要求我们,这不是很有效。

有时,您最需要的文件都在成堆的文件夹下。由于按字母顺序排列,几乎无法打开的文件夹通常更容易访问。你应该在方便的时候整理文件夹。将打开最多的文件夹拖到顶部。这样,您就可以轻松访问它们,而无需查找它们。这将再次为您节省大量的时间,否则您需要滚动或在搜索栏中键入内容。

删除您不再需要的文件夹很多时候,公司出于各种原因不再需要保留数据。员工或whoev监督文档管理系统的管理员经常会遇到是否删除某个文件夹的问题。这是一个重要的问题。一旦有人意识到公司不再需要保留某些数据,就需要解决这些问题。

清除混乱。问问自己,你是否负责将来是否需要这些文件夹。如果没有机会,请继续删除它。

最后一句话

组织您的数字文档存储并非易事。但一旦你经历了一次,剩下的事情就会变得容易得多。从日常工作中解脱出来,立即组织文档管理系统!